Case Transporte e Logística
Como a BAT Transportes reduziu 90% do tempo de resposta ao cliente
Sumário
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Introdução
Ter controle no processo de entrega é um desafio enfrentado por grande parte das empresas brasileiras. A falta de comunicação, as falhas nos procedimentos, atrasos, adversidades e outros problemas prejudicam o processo e reduzem a sua eficiência. A BAT Transportes viveu essas e outras situações em suas operações.
Tomar as rédeas da gestão logística e automatizar os processos foi a solução encontrada pela empresa. A gestão de entregas é uma etapa fundamental para obter sucesso na atividade logística, por isso seu controle deve ser uma prioridade para as organizações.
A falta desse controle prejudica as operações logísticas e gera diversas reclamações por parte dos clientes finais. Por outro lado, é sabido que o controle é complexo, exige atenção para uma série de detalhes, necessita da execução de diferentes procedimentos. Atividades que são impossíveis de realizar de maneira eficiente, quando são feitas de forma manual.
Neste case de sucesso, vamos mostrar qual foi o caminho escolhido pela BAT Transportes para solucionar seus problemas e enfrentar os desafios do controle logístico. Confira a história completa a seguir.
Sobre a BAT Transportes
A BAT Transportes é uma empresa familiar que está há 18 anos no mercado. Com sede própria em Campo Grande, Rio de Janeiro, a empresa conta com frota própria, composta por veículos leves, de porte médio e de porte pesado.
O objetivo da BAT é oferecer um novo modelo de Logística, Distribuição, Transporte, Armazenagem e Atendimento para seus clientes e parceiros. Para isso, conta com unidades de negócios voltadas ao atendimento exclusivo de grandes empresas.
Um exemplo disso é a parceria firmada há mais de 10 anos com a Leroy Merli. A BAT Transportes atende cinco lojas da rede e um centro de distribuição, são aproximadamente 40 veículos operando todos os dias para garantir três mil entregas por mês. Além da Leroy Merlin, a BAT também atende Heineken, Vero Coco, Ambev, Brasil Kirin, entre outras. Tudo isso com o apoio de 85 funcionários, que realizam mais de 9 mil entregas por mês.
Empresas de grande porte são exigentes, pois precisam de um atendimento completo e sem falhas. Afinal, o volume de entregas é alto, as áreas de atendimento são extensas e o número de clientes a serem atendidos também é grande. Com isso, é fundamental investir em um controle completo e eficiente.
Os desafios da BAT Transportes
Uma empresa do ramo logístico enfrenta desafios diários. Da infraestrutura em rodovias até a gestão de funcionários, é necessário ter controle sobre todas as etapas. Só assim será possível garantir a entrega do serviço com qualidade, evitar o aparecimento de problemas e buscar a solução rápida das dificuldades quando elas acontecerem.
No caso da BAT Transportes, a gestão de entregas era feita de forma manual, assim como outros processos. Com isso, não era possível fazer um controle completo e eficiente.
Veja a seguir alguns dos principais problemas que a empresa vivenciava em sua rotina:
Monitorar os motoristas: O contato com o motorista era um problema constante. Era impossível saber com exatidão onde o motorista estava. Quando entravam em contato, o motorista informava sua localização, mas a informação não era precisa. Essa insegurança prejudicava todo o processo de entrega de mercadorias.
Excesso de ligações: Sempre que o cliente entrava em contato para saber sobre o seu pedido, o operador logístico precisava ligar para o motorista e depois retornar ao cliente. Além de ser um processo demorado, era extremamente custoso para a empresa. Isso sem falar dos contatos sem sucesso, em que o operador ligava para o motorista e a comunicação falhava. Enquanto isso, o cliente continuava aguardando a resposta, o que só demonstrava a necessidade de melhora desse fluxo.
Baixa nas entregas: Esse é outro processo que depende da comunicação com o motorista e do contato telefônico, mas que é demorado e não é efetivo. Para dar a baixa nas entregas, o operador logístico entrava em contato com o motorista e perguntava se o pedido havia sido entregue. A outra forma de fazer esse processo era esperando o retorno do motorista ao centro de distribuição ou então que o motorista fizesse contato por mensagem, por exemplo.
Em diversas situações, a baixa não era realizada no mesmo dia da entrega, causando inconsistência nos dados.
O processo todo era bastante oneroso, pois dependia exclusivamente da ação do motorista ou do operador logístico. As respostas e tarefas eram feitas de forma manual, o que tornava tudo mais demorado, menos seguro e efetivo. Qualquer informação equivocada atrapalharia todos os resultados.
Os exemplos que citamos são apenas algumas etapas do processo, mas de forma geral, todo controle era prejudicado. Com isso, a BAT Transportes decidiu contratar um sistema automatizado de gestão de entregas, a dLieve.
Como a BAT Transportes reduziu 90% do tempo de resposta ao cliente
Após a implantação do sistema, a BAT Transportes conseguiu reduzir grande parte do tempo utilizado em diversas tarefas. O tempo de resposta para o cliente, por exemplo, foi reduzido em 90%. A automação foi fundamental para agilizar as tarefas e proporcionar segurança para as atividades.
Além disso, a empresa deixou de ser dependente dos motoristas para ter acesso a informações básicas. Veja como o sistema auxiliou no controle logístico da empresa:
Redução no tempo resposta ao cliente
Antes, quando o cliente entrava em contato questionando a sua entrega, o operador logístico levava cerca de 10 minutos para dar uma resposta. Com o sistema, o tempo de resposta caiu para um minuto. Isso porque não é mais necessário entrar em contato com o motorista, o sistema dLieve identifica que a entrega foi realizada e registra a informação automaticamente.
Ganho de eficiência na operação
O resultado da maior eficiência foi apresentada no total de horas de atividades manuais que foram eliminadas. Aproximadamente 135 horas mensais foi o tempo que a BAT Transportes ganhou depois de automatizar seus processos e não depender mais das tarefas manuais.
As ligações, feitas pelos operadores para localizar os pedidos dos clientes deixaram de ser necessárias. O sistema dLieve mostra em tempo real onde o motorista está. Caso seja necessário otimizar uma rota, por exemplo, o próprio sistema realiza essa tarefa. Mais uma vez, o contato com o motorista não será preciso.
Após a implementação do sistema, as atividades se tornaram mais ágeis e os profissionais passaram a se dedicar a tarefas mais estratégicas. Além disso, o medo de possíveis falhas na condução das operações também foi eliminado. Afinal, o sistema de gestão de entregas dLieve também trouxe mais segurança.
A BAT Transportes passou a monitorar diariamente aproximadamente 40 veículos e um total de 3 mil entregas por mês com o sistema dLieve.
O impacto da implantação do sistema foi positivo não só na parte operacional, mas principalmente na cultura da empresa e na sua valorização. Os benefícios são vistos tanto no dia a dia do operador logístico, quanto na experiência do cliente final.
A percepção do contratante diante do serviço oferecido pela BAT Transportes é a de uma entrega rápida, com qualidade e segurança para as compras do público final. Dessa forma, eles também começaram a valorizar mais a qualidade do serviço, o que proporcionou renovações de contrato e a atração de mais clientes.
“Hoje não sofremos mais com erros no repasse de informações entre o motorista e a central. Acessamos o sistema e já vemos exatamente onde ele se encontra.”
Claudio Passos – Gerente de Transporte na BAT Transportes
A redução nos erros e das inconsistências nas informações foram grandes conquistas obtidas a partir do uso do sistema dLieve. Hoje, a gestão logística pode ser feita de forma completa, com menos falhas e resultados cada vez melhores.
O que a dLieve pode fazer pela sua empresa
Apenas com organização será possível alcançar efetividade nas entregas. Processos manuais são onerosos e prejudicam a qualidade do serviço prestado, impactando na imagem da empresa de forma negativa.
A BAT Transportes identificou seus problemas em tempo e buscou a melhor solução para vencer os desafios que vinha enfrentando. Com o monitoramento em tempo real e a ordenação de rotas realizados pelo sistema dLieve, a BAT Transportes conseguiu reduzir o tempo de resposta ao cliente em 90%.
A empresa também conseguiu otimizar a comunicação entre os operadores logísticos e os entregadores, eliminando as chamadas telefônicas e diminuindo a dependência das informações disponibilizadas pelos motoristas. A implantação do sistema permite que a empresa tenha controle de onde o motorista está e o tempo que vai levar em cada trajeto.
O resultado de todas essas mudanças e melhorias são clientes mais satisfeitos e confiantes no serviço oferecido.
Além desses recursos, a dLieve conta com uma série de funcionalidades para proporcionar uma gestão de entregas completa para a empresa. Por meio do sistema, é possível reagendar entregas, otimizar rotas, alertar os clientes sobre os atrasos, capturar assinatura digital, controlar a jornada de trabalho do motorista e mais uma série de funcionalidades.
A empresa contratante também pode personalizar o sistema de forma a atender suas necessidades mais específicas.
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